Event Cloud Mix導入によるメリット
KDDIコマースフォワード株式会社

- 自社イベントの集客状況を把握し、効率化を実現 -

総合ショッピングモール「Wowma!」を運営するKDDIコマースフォワード株式会社では、イベントの集客から受付を一括管理するために、「Event Cloud Mix」をご利用いただいています。今回お話を伺ったのは、CX推進部の小宮様と熊田様。

同社は「Wowma!」の出店店舗を招待する年1回のイベント「ベストショップアワード&Wowoma!フォーラム」を開催しています。イベントの開催規模が大きくなるにつれ担当者が感じていたのは、「人数が増えても対応できる、一元管理の必要性」でした。実際にイベント運営に携わるおふたりに、準備からアフターフォローまで、「Event Cloud Mix」の活用を経て得られたメリットについてお話を伺いました。

KDDIコマースフォワードとは?

御社のサービスについて教えていただけますか?

KDDIコマースフォワードは、「Wowma!」というオンライン上の総合ショッピングモールを運営している会社です。
「Wowma!」の強みは、KDDIの子会社として、auユーザーの公式モールですので、購買にポイントがたまることです。そのことを打ち出し、会員数の増加を目指しています。

KDDIにも、au会員になるとポイントが多くもらえる、クーポンがもらえるとアピールすることで、「Wowma!」で買い物をするきっかけを作ってもらっています。大手店舗さんにも参画していただき、いろいろな商品をお得に買えるキャンペーンを展開しています。お子さんのいる主婦の方など、実際に買うとかさばるものが通販で買えると重宝していただいています。
例えば西松屋さんは、「Wowma!」のショッピングページを自社の公式オンラインショップページにしていただいているので、店頭のチラシからも「Wowma!」に誘導されるようになっています。今後も参加店舗数は増えていく予定です。

「Event Cloud Mix」を導入するまで

私たちは年に一度、出店店舗を招待して「ベストショップアワード」という授賞式と、併せて来期の戦略共有会「Wowoma!フォーラム」を行っています。このイベントで、今年から「Event Cloud Mix」を使うことになりました。

イベントの来場者規模は年々大きくなってきています。今までは300名ほどだったので、4~5人でファイルを共有し、エクセルを使って手打ちで作業していました。しかし、今年は1,000名以上を招待することになり、受付だけでも渋滞してしまう懸念があったため、集客から受付までを一元管理できるツールが必要になったのです。そこで、いろいろな管理ソフトを探し始めたところ、TKPで働いていた社員がMAJORSの集客管理ソフト、「Event Cloud Mix」を知っていたのが導入のきっかけです。
他製品とも比較したのですが、使いやすさとコストパフォーマンスが一番よかったので、使用を決定しました。募集ページなどは自分たちで作成して費用を抑えつつ、複雑な構造の部分は手助けしていただけるなど、こちらの要望に応じて融通の利くソフトでした。

イベント準備と本番で、集客コントロールとリアルタイム更新機能が活躍

「Event Cloud Mix」の導入で、どのようなメリットがありましたか?

まず、集客がスムーズでした。今まではアンケートフォームを使って、何時から何のセミナーに参加したいかを選択してもらっていたのですが、各部屋の集客コントロールがまったくできていませんでした。しかし、「Event Cloud Mix」を使ったことで、各部屋の収容人数を把握し、満席間近のところにはアラートも出せたので、コントロールしやすいと感じました。
併せて、お客さまへのリマインドメールもフリーテキストで作ることができました。メーリングリストづくりが特に大変なのですが、それをシステムで一斉管理してくれるので、誤送信のないことが本当に助かりました。

また、申込期限の延長や部屋の変更、再募集といった細かいお知らせをリアルタイムで更新できるようになったのも大きなメリットです。以前は、自社のウェブをつくるチームに変更や修正を依頼していたので、半日~1日のロスタイムができていました。そうした細かいロスタイムを削り、あと何人集客したいという営業の要望にもすぐに応えることができたのです。

スムーズな運営と細やかなアフターフォローを可能にしてくれた

「Event Cloud Mix」の導入前は、受付で名刺をいただいて社名と名前を聞いてから、あいうえお順のリストから探す作業をしていたため、どんなにスムーズにオペレーションができても1社あたり30秒以上かかっていました。さらに、お客さまの会社が複数店舗をもっている場合、エントリーする会社名を変える方もいらっしゃって、その場合はリストが見つからないので、時間的なロスが大きくなってしまいます。
しかし今回は、受付はバーコードを読み取るだけで、5秒で済みます。ピークタイムはさすがに渋滞になるかと思いきや、全くなりませんでした。

また、個別に来場の有無がわかるようになったので、イベント後のアンケートを個々に送れるようになりました。今までは店舗ごとのエントリーフォームだったので、1店舗に1つのアンケートしかとれなかったのですが、その店舗のうち誰が来て誰が来なかったのかがわかるようになったため、「来てどうだったか、なぜ来られなかったのか」と、きめ細かなアンケートができるようになりました。

コマごとの集客管理で、今後も積極的に使っていきたい

今後の展望を教えてください。

「Event Cloud Mix」を使ってみて、「ツールを使うと、こんなにも便利になるんだ!」ということを体験できました。今後も、100名を超えるイベントには利用したいと思っています。
特に、時間ごとに集客人数の区切られた講座やセミナーには、コマごとに集客管理をしたいので、ツールを使ったほうが楽ですね。
例えば、営業と担当店舗さまの商談会を複数コマ行なうときに「Event Cloud Mix」を使うと、何時の回に何人募集があり、何時の回が満席でクローズなのかを店舗さんに見せながら、わかりやすい追加募集もできるでしょう。そうした活用も、今後検討していきたいと思います。(了)

人物紹介

小宮様
事業推進グループ配属チームリーダー、Wowoma!事業の運営、入会店舗様の契約管理を担当

熊田様
事業推進グループ配属、Wowoma!事業の運営、新規店舗様の入会管理を担当

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